Kui koosolekud ei anna tulemust

Inimesed on koos, vestlus on elav ja kaasahaarav. Ideed lendavad, räägitakse sellest ja tollest, vaieldakse mõnusasti ja kaitstakse oma seisukohti. Aga kuskil kuklas tiksub mõte: „Miks me jälle istume ja räägime samu asju, mis peaksid juba ammu selged olema?”.

See on hästi uuritud teema – miks koosolekud tulemusi ei anna. Lühidalt kokku võttes: koosoleku eeltööd ei ole tehtud ja inimesed tulevad kokku erineva arusaamaga sellest, mis peaks olema koosoleku käegakatsutav tulemus, elik mis peaks olema koosoleku lõpuks saavutatud. Tagajärjeks on üks sage ja haledalt naljakas olukord – kõigil on õigus, aga igaüks arvab, et teised eksivad. Kuna kõik on laua ümber veidi erineva eesmärgiga, ei saa keegi aru, miks teised asjast aru ei saa. Probleem ei ole kellegi võimes mõista, vaid selles, et ühte tundi ja ühte ruumi laotakse kokku liiga palju erinevaid teemasid. Ja neid ei ole puht füüsiliselt võimalik selle aja jooksul vajaliku sügavusega läbi arutada.

Tulemuseks on, et ühe-kahe tunni jooksul käib jutu seest läbi terve rida erinevaid teemasid – ideid, plaane, meenutusi ja etteheiteid. Osalejate ajud töötavad aktiivselt kaasa, aga koosoleku lõpuks ei formuleerita ühtegi otsust. Õhku jääb nii palju arusaamu ja muljeid, kui on osalejaid. Otsuse formuleerimine ei tähenda, et koosoleku lõpus peaks sündima mõni bürokraatlik dokument, kuid see ei tähenda ka seda, et igaüks võib lahkuda oma versiooniga sellest, mis justkui „kokku lepiti“. Hea indikaator on see, kui koosoleku lõpuks saab kahe-kolme lausega kirja panna, mida otsustati. Isegi siis, kui otsus on: „Praegu ei ole võimalik lõplikku otsust teha – otsuse langetamiseks on vaja täpsustada see, too ja kolmas“. Seejärel teeb igaüks oma eeltöö iseseisvalt ja järgmisel kokkusaamisel kulub ühine aeg ettevalmistatud asjade ülevaatamisele, mitte meeldetuletamisele, mida keegi kunagi ütles.

Koosoleku pidamine ei ole oma olemuselt keeruline. See nõuab vaid veidi rohkem eeltööd, järeltööd ja distsipliini, kui meile ehk meeldiks. Kaalul ei ole ju see mõni lisatund, mis kulub ettevalmistusele, vaid küsimus, kas koosolekule kulutatud ajal üldse mingit mõtet oli. Koosolekud on kallid – korruta koosoleku kestus seal olnud inimeste arvuga ja saad teada, kui palju see „paar tundi” tegelikult maksis. Tihti ühe inimese päeva või paari jagu tööd.

Kui üks inimene kulutab kaks-kolm tundi, et koosolek korralikult ette valmistada, saab koosoleku teha kiiresti ja lõpptulemuseks on käega katsutav selgus. Koosolek, mis muidu võtab kaks tundi ilma reaalse tulemuseta, võtab hea ettevalmistuse korral 30 minutit. Ettevalmistus ei ole luksus, see on tark ressursikasutus.

Miks käsitleb sellist teemat tarkvaralahendusi loov ja pakkuv ettevõte?

Koostööd klientidega, kus koosolekud on täpsed ja mõtestatud, liiguvad edasi kordades kiiremini ning eesmärgid saavutatakse mõistlike kuludega. Oleme näinud, et suhtumine ja lähenemine koosolekutesse ei ole lihtsalt maitse või harjumuse küsimus. Selles on midagi enamat kui vaid koostööprojekti edu – koosolekute pidamise viis kujundab ettevõtte arengut ka aastaid hiljem, ka nendes valdkondades, mis ei ole seotud Tarkmaga tehtud koostööga.