Efektiivsus - mis on mõõdik?

Kui rohkem asju saab tehtud vähema ajaga – see on kahtlemata efektiivsus. Aga kas ainult see?

Meie aju „probleemilahendamise osakond” on erakordselt usin. Anna talle ülesanne ja ta hakkab seda ustavalt lahendama. Tavaliselt kirjeldame probleemi umbes nii:

Aju võtab need kirjeldused ja sõnastab enda jaoks tööülesande: „Kuidas teha rohkem asju vähema ajaga?”

Iseenesest ei ole see halb küsimus. Aga selles on sama probleem, mis paljudes ajajuhtimise õpetustes: selle asemel, et aidata meil oma elu juhtida, õpetatakse tihti seda, kuidas suruda samasse aega veel rohkem tegevusi. Tulemuseks ei ole see, et meie juhime aega, vaid etaeg juhib meid. Me ei tegutse suurema keskendumisega, vaid meie tegevus muutub pinnapealsemaks ja killustunuks.

Ettevõtetes ja organisatsioonides kordub sama muster. Kõrvalt vaadates on sageli näha, kuidas küsitakse: „Kuidas seda sammu kiiremaks teha?”, kuigi õigem oleks küsida: „Kuidas teha nii, et seda sammu poleks üldse vaja?” Mitte: „Kuidas ülesanne väiksemateks tükkideks jagada ja inimeste vahel laiali jaotada?”
Vaid: „Kuidas ära kaotada vajadus sellele tähelepanu pöörata?”

Tööelu liigub üha enam selles suunas, et tarkvara võtab üle tööd, mille peamine sisu on info vahendamine, kogumine või õigesse vormi panemine. Tarkvara suudab seda teha inimesest kiiremini ja palju väiksema kuluga. Kuid tegeliku automatiseerimise asemel juhtub sageli hoopis midagi muud. Töö, mida varem tegi üks inimene, hajutatakse kogu meeskonna peale.

Enam ei ole ühte inimest, kes teadis, kellelt mida küsida ja kellele mida edasi anda. Selle asemel peab igaüks tegema väikese osa sellest tööst ise – sisestama, kinnitama, märkima, edastama, teavitama.

Tulemus on paradoksaalne. Ettevõte näib muutuvat efektiivsemaks – üks ametikoht on kadunud ja tarkvara on kasutusel –, kuid tegelik tööaeg, mida inimesed kulutavad lisandväärtust mitte loovatele tegevustele, on kasvanud. Sageli märgatavalt.

Trikk seisneb selles, et seda ei ole enam võimalik mõõta. Ajakulu ei ole enam nähtav ühes kohas, vaid see on hajutatud minutite kaupa üle kogu kollektiivi ja tööpäeva. Teisisõnu on tehtud vastupidist sellele, mis efektiivsuse parandamisel tavaliselt peaks juhtuma: konsolideerimise asemel on killustatud.

Seetõttu ei tule suurim võit sageli mitte tarkvara kasutuselevõtust ega „parema” tarkvara otsimisest. Kui tarkvara on loodud käsitöö automatiseerimiseks, jäävad käsitöö sammud alles. Tõeline võit tekib, kui tööprotsess vaadatakse üle nii, et mõni samm muutub üldse ebavajalikuks.

See tähendab, et töö tuleb kujundada maailma jaoks, kus admin-töö keskmes on enam tarkvara ja selle ning tööprotsesside arhitektid. Esmapilgul võib näida, nagu asendataks odavam töötaja kallimaga. Aga vahe on põhimõtteline: üks töötab selle nimel, et olla ettevõttes jätkuvalt vajalik; teine töötab selle nimel, et lõpuks ei oleks vaja ei teda ega ka esimest.