Efektiivsus - mis on mõõdik?

Kui rohkem asju saab tehtud vähema ajaga – see on kahtlemata efektiivsus. Aga kas ainult see?

Meie aju „probleemilahendamise osakond” (otsmikusagar, eesmine vöökäär) on erakordselt usin – kui sellele anda ülesanne, hakkab see seda ustavalt lahendama. Tavaliselt kirjeldame probleemi nii:

Aju probleemilahenduse osakond võtab sellised kirjeldused ja sõnastab enda jaoks ülesande küsimuse vormis: „Kuidas teha rohkem asju vähema ajaga?” Iseenesest ei ole see halb ülesanne, kuid selles on sama probleem, mis paljudes ajajuhtimise õpetustes: selle asemel, et õpetada juhtima oma elu, õpetatakse nõkse, kuidas sama aja sisse panna rohkem tegevusi. Tulemuseks ei ole mitte see, et meie juhime aega, vaid aeg juhib meid.

Ettevõtete puhul on sama muster – hämmastavalt sageli on majavälise konsultandi rollis olles võimalik kõrvalt näha, kuidas inimesed ei küsi: „Kuidas korraldada kogu tegevus nii, et see samm tervikuna muutuks üleliigseks?”

Põhjuseid on erinevaid, kuid enim kohatavad on järgmised:

Kahtlemata liigub meie igapäevane tööelu ettevõtetes selle poole, et töötajad, kelle peamine ülesanne on vahendada infot meeskonna eri liikmete vahel või seda kokku koguda ja sobivale kujule panna, jäävad tööta. Idee poolest suudab tarkvara teha seda tööd kiiremini ja palju väiksemate kuludega. See on areng, mille vastu ei saa ega peagi keegi võitlema.

Kuid tegeliku automatiseerimise asemel juhtub sageli hoopis see, et ülesanded, mis varem olid ühe inimese teha, hajutatakse üle meeskonna. Ei ole enam ühte inimest, kes teadis, kelle käest mida küsida ja kellele mida edasi anda, vaid igaüks peab oma väikese osa sellest ise tegema – sisestama, kinnitama, märkima, edastama, teavitama.

Ehk siis need, kes varem said keskenduda oma tegelikku lisandväärtust loovale tööle, peavad nüüd lisaks tegema ka admin-tööd. Ja kuna nad ei ole selle töö tegijad, ei seisne nende tugevus mitte admin-töös, vaid selles, milleks nad tegelikult palgati – mistõttu võtab admin-töö neil oluliselt rohkem aega kui kellelgi, kes on sellega harjunud.

Tulemus on paradoksaalne: ettevõte näib muutuvat efektiivsemaks – üks ametikoht on kadunud ja tarkvara on kasutusel –, kuid tegelik tööaeg, mida inimesed kulutavad lisandväärtust mitte loovatele sammudele, on hoopis kasvanud, sageli drastiliselt. Trikk seisneb selles, et seda ei ole enam võimalik selgelt mõõta, sest see on minutite kaupa hajutatud üle kogu kollektiivi ja tööpäeva. Ehk siis – tehtud on vastupidist sellele, mida efektiivsust tõstes tavaliselt tehakse: konsolideerimise asemel on killustatud.

Seetõttu ei tule suurim kasu mitte tarkvara kasutuselevõtust ega „parema” tarkvara otsimisest. Kui tarkvara on loodud automatiseerima käsitööd, siis jäävad käsitöö sammud alles. Tõeline võit tekib hoopis siis, kui kogu tööprotsess vaadatakse üle ja kujundatakse maailma jaoks, kus admin-töö raskuskese kandub tarkvara- ja süsteemiprotsesside arhitektidele. See võib esmapilgul tunduda nii, nagu oleks odavam töötaja asendatud kallimaga – kuid üks töötab selle nimel, et ta oleks ettevõttes vajalik, teine selle nimel, et ei teda ega ka esimest oleks üldse tarvis pidada.

Tarkma puhul küsitakse tihti: „Miks siin ei ole seda lahendust, teistel ju on?”
Meie vastus on lihtne – sest see on töö, mida mitte keegi ei peaks üldse tegema.